Помічник директора – це людина, яка допомагає начальнику у всіх справах. Без нього керівник не згадає навіть дорогу до свого кабінету, тому помічник стає, за фактом, другою за важливістю людиною в компанії. Найчастіше дану посаду займають секретарі, офіс-менеджери, начальники відділів.
Що входить в посадові обов'язки
Сформулювати повністю посадові обов'язки особистого помічника практично неможливо. Він повинен уміти і читати думки Першої Особи, і вже за дзвінком визначати поганий настрій боса. Найголовніші вимоги, які висувають перші особи до особистого помічника – це високі людські якості майбутньої правої руки і та сама іскра, яка має спалахнути між роботодавцем та працівником. Керівник швидше віддасть перевагу людині з менш скромним послужним списком, але «на одній хвилі», що перебуває з нею, ніж крутому фахівцю, але з шорсткістю при першому знайомстві.
Що належить робити
Помічник директора має багато обов'язків – від секретарських до заступницьких. Отже, в чому полягає робота і яка сфера його діяльності:
- складати та планувати графік начальника – домовлятися про зустрічі, відстежувати його робочий розклад;
- фіксувати та нагадувати керівнику про те, що він має зробити, інформувати його про зустрічі, поїздки та інші ділові заходи;
- готувати та проводити зустрічі, переговори, наради, презентації, які вимагають участі начальника, вести протоколи, розсилати повідомлення та запрошення учасникам заходів;
- робота з поштою – сортувати пошту за ступенем важливості та терміновості, знати, куди слід переадресовувати листи;
- робота з документами – грамотно з усіх поглядів складати необхідні ділові папери, листи, заяви тощо, редагувати папери, написані шефом;
- відповідати на телефонні дзвінки, переключити на іншу відповідальну особу;
- стежити за тим, щоб робоче місце керівника повністю відповідало його вимогам, щоб у його кабінеті усе працювало, а необхідні витратні матеріали завжди були під рукою.
Обов'язки можуть відрізнятись в залежності від того, які функції вважає за необхідне покладати на працівника бос. Знайти вакансію можна на сайті пошуку роботи в Україні https://jobs.ua/.
Мінуси роботи
Важливий мінус пов'язаний з графіком роботи. Робота може добре оплачуватись, але ваш робочий день буде не коротшим, ніж у начальника, а, швидше за все, довшим – підготовка графіків, зустрічей, документації, робота з кореспонденцією можуть займати значний час. І ще один мінус – найчастіше невисока думка оточення про представників цієї професії. В більшості випадків помічник директора – секретар, «тінь», і ставлення щодо цього відповідне, хоча часто його функції можуть бути ширшими, ніж у керівників відділів.
